PRIVACYVERKLARING VOOR LANDELIJK ONDERZOEK ENERGIEDISPLAY
Persoonsgegevens en privacy
Het Planbureau voor de Leefomgeving (PBL ), de Universiteit van Tilburg en Energysense willen zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving zijn zij daar ook verantwoordelijk voor. In deze privacyverklaring wordt u geïnformeerd over hoe deze partijen met uw gegevens omgaan en over de rechten die u heeft.
Contactgegevens verantwoordelijken
U kunt met uw vragen en verzoeken bij alle onderstaande partijen terecht. In de regel zullen uw vragen en verzoeken worden beantwoord door EnergieRijk Houten. U kunt uw vragen en verzoeken daarom het beste rechtstreeks richten tot:
EnergieRijk Houten
email: info@energierijkhouten.nl
Het Planbureau voor de Leefomgeving heeft het doel en de middelen voor het onderzoek vastgesteld, als onderdeel van breder onderzoek naar de effectiviteit van feedbacksystemen die aangesloten zijn op de slimme meter. Naast het PBL zijn de Universiteit van Tilburg en Energysense verantwoordelijk. De contactgegevens van de verantwoordelijken voor het onderzoek zijn:
Planbureau voor de Leefomgeving
Postadres: Postbus 30314, 2500 GH Den Haag
E-mailadres: kees.vringer@pbl.nl
Contactpersoon: Kees Vringer
Functionaris voor de Gegevensbescherming: Twan van de Ven
Universiteit van Tilburg
Postadres: Warandelaan 2, 5037 AB, Tilburg
E-mailadres:m.a.boomsma@tilburguniversity.edu, d.p.vansoest@tilburguniversity.edu
Contactpersoon: Mirthe Boomsma, Daan van Soest
Functionaris voor de Gegevensbescherming: Moswa Herregodts
Energysense (onderdeel van de Rijksuniversiteit Groningen)
Postadres: Nijenborgh 6, 9747 AG Groningen
E-mailadres: info@energysense.nu
Contactpersoon: Ester Westenbrink
Functionaris voor de Gegevensbescherming: Arjen Deenen
Doel en grondslag verwerking
PBL, de Universiteit van Tilburg en Energysense verwerken persoonsgegevens om wetenschappelijk onderzoek te doen naar het effect dat het gebruik van in-home displays heeft op het energieverbruik van Nederlandse huishoudens (hierna: het onderzoek).
U bent benaderd via EnergieRijk Houten om aan dit door PBL geïnitieerde en gefinancierde onderzoek deel te nemen. Met uw aanmelding geeft u toestemming om uw gegevens te gebruiken voor het onderzoek door PBL, Energysense en de Universiteit van Tilburg. PBL heeft afspraken gemaakt met EnergieRijk Houten om de zorgvuldige omgang met uw gegevens te waarborgen. Ook zijn er afspraken gemaakt over de afhandeling van uw verzoeken en vragen.
Met uw aanmelding ontvangt Energysense uw contactgegevens (naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres).
PBL, de Universiteit van Tilburg en Energysense verwerken adresgegevens van de voor het onderzoek geschikte huishoudens op basis van hun gerechtvaardigde belang om voldoende geschikte deelnemers te werven voor het onderzoek. Deelnemers zijn geschikt wanneer zij wonen in een verzorgingsgebied van EnergieRijk Houten. Daarnaast moeten de deelnemers in bezit zijn van een uitleesbare slimme meter die het individuele gas- en elektricteitsverbruik meet en de woning alleen met individueel bemeterd gas verwarmd. Voor de verzameling van aanvullende gegevens en de verwerkingen in het kader van het uitvoeren van het onderzoek, vragen we uw toestemming. U verleent toestemming om mee te doen aan dit onderzoek, door op de website ‘akkoord’ aan te vinken.
Verwerkte persoonsgegevens
PBL, de Universiteit van Tilburg en Energysense verwerken de volgende persoonsgegevens:
• Contactgegevens: uw naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres. De contactgegevens worden gebruikt voor het onderzoek, voor het plaatsen van energiedisplays op uw adres door de energiecoaches en voor het verspreiden van enquêtes.
• Deelnemersnummer: er wordt gebruik gemaakt van een persoonlijk nummer dat voor u aangemaakt wordt om uw data in de databank te kunnen scheiden van gegevens van andere deelnemers.
• Productgegevens: het serienummer van uw slimme meter wordt verwerkt om te beoordelen of uw slimme meter geschikt is om op afstand uit te lezen en voor koppeling aan een energiedisplay.
• De waarden uit uw slimme meter: uw meterstanden van elektriciteit per kwartier en uw meterstanden van gas per uur worden iedere 24 uur uitgelezen. Dit om te bepalen wat het effect is op uw energieverbruik van het wel of niet gebruiken van een energiedisplay. De frequentie van uitlezen kan wijzigen door wijziging van de functionaliteit van uw slimme meter;
• Informatie over de toewijzing van de display en de bezorging van de display zoals de datum van bezorging van de display en de duur van het bezoek;
• Enkele gegevens over uw opleiding, woningtype, bouwjaar woning, energieverbruik en gezinssamenstelling, nodig om de kwaliteit van het onderzoek te waarborgen. Deze gegevens worden u gevraagd via een korte vragenlijst. U levert ze dus zelf aan.
Al deze gegevens worden opgeslagen in de centrale database die Energysense heeft ingericht voor het onderzoek. De gegevens zullen voor zover nodig voor het onderzoek ook bij PBL en de Universiteit van Tilburg opgeslagen worden.
Ontvangers van uw persoonsgegevens in het kader van dit onderzoek
Binnen de organisaties van PBL, de Universiteit van Tilburg en Energysense worden uw persoonsgegevens uitsluitend verwerkt door de personen voor wie dat noodzakelijk is vanwege hun rol bij het onderzoek. PBL, de Universiteit van Tilburg en Energysense delen onderling uw gegevens uitsluitend als dat nodig is voor de goede uitvoering van het onderzoek.
Voor de uitvoering van het onderzoek, schakelen PBL, de Universiteit van Tilburg en Energysense externe partners in. Deze ontvangen en verwerken daarvoor uw persoonsgegevens. Het gaat om:
• EnergieRijk Houten. Uw contactgegevens die u doorgeeft bij aanmelding aan Energysense worden geleverd aan EnergieRijk Houten voor eventuele plaatsing van de energiedisplay en gebruikt om u eventueel later te benaderen over energiebesparing.
• Shifft: Shifft B.V. uit Rotterdam wordt ingezet om uw meterstanden te verzamelen en op te slaan in de databank van Energysense. Shifft heeft daarvoor uw contactgegevens nodig. Shifft is een onafhankelijk dienstenaanbieder (ODA) en daarom gecertificeerd voor het opvragen van slimme meter data.
• Tendenz B.V. Het CRM-systeem van Tendenz B.V. wordt door Energysense gebruikt om uw contactgegevens te beheren en u informatie toe te sturen. Ook wordt het CRM-systeem gebruikt om de gegevens die u in het aanmeldsurvey verstrekt, op te slaan.
PBL, de Universiteit van Tilburg en Energysense zorgen ervoor dat met deze externe partners afspraken worden gemaakt waaronder zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Er worden overeenkomsten gesloten met deze partners, waarin is bepaald dat de persoonsgegevens uitsluitend mogen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verkregen en na afloop van de overeengekomen verwerkingen vernietigd worden. Ook mogen deze persoonsgegevens door de partners niet worden verstrekt aan derden. De projectpartners mogen de gegevens alleen verwerken onder voorwaarde van geheimhouding en het nemen van passende technische en organisatorische beschermingsmaatregelen.
Verwerking van uw gegevens na dit onderzoek
De mogelijkheid bestaat dat EnergieRijk Houten of Energysense na afloop van het project u nogmaals willen benaderen. U verleent toestemming voor het benaderen na afloop van het onderzoek, door op de website ‘benader mij’ aan te vinken.
PBL, de Universiteit van Tilburg en Energysense bewaren uw persoonsgegevens na afloop van dit project om vervolgonderzoek naar energiegebruik te kunnen blijven doen. Uw gegevens worden daarvoor bewerkt (gepseudonimiseerd), zodat ze niet direct tot u herleidbaar zijn. Ze kunnen bij het vervolgonderzoek opnieuw andere publiek gefinancierde partijen inschakelen. Bij internationaal onderzoek kunnen dit ook buitenlandse onderzoeksinstellingen zijn.
Behalve voor onderzoek kan Energysense uw persoonsgegevens ook aan derde partijen verstrekken voor innovatieonderzoek.
Met elke partij die uw gegevens ontvangt zullen PBL, de Universiteit van Tilburg en Energysense een overeenkomst sluiten. Hierin staat vermeld dat de geleverde gegevens uitsluitend mogen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt (onderzoek naar energieverbruik) en na afloop van de overeengekomen verwerkingen vernietigd worden. Ook mogen deze persoonsgegevens door de ontvangende partij niet worden verstrekt aan derden. De partij mag de gegevens alleen verwerken onder voorwaarde van geheimhouding en het nemen van passende technische en organisatorische beschermingsmaatregelen.
PBL, de Universiteit van Tilburg en Energysense kunnen (wettelijk) verplicht zijn om uw persoonsgegevens aan overheidsinstanties of aan toezichthouders te verstrekken. Wanneer deze situatie zich voordoet, wordt u hiervan op de hoogte gebracht.
Bewaartermijnen
PBL, de Universiteit van Tilburg en Energysense bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het uitvoeren van het onderzoek en de verantwoording die zij moeten kunnen afleggen over het onderzoek op grond van wetgeving of gedragscodes. PBL, de Universiteit van Tilburg en Energysense hanteren de volgende maximale bewaartermijnen:
PBL: PBL ontvangt alleen geaggregeerde gegevens die niet direct herleidbaar zijn. PBL bewaart deze gegevens voor het opbouwen van statistische reeksen en voor vervolgonderzoek zolang het onderzoek doet naar energiegebruik. 10 jaar nadat PBL is gestopt met energieonderzoek zal de data vernietigd worden conform de afspraken met het Nationaal Archief.
Energysense: 5 jaar na afronding van het onderzoek
Universiteit van Tilburg: 2 jaar na afronding van het onderzoek voor niet gespeudonimiseerde persoonsgegevens. 10 jaar na afronding van het onderzoek voor gepseudonimiseerde data op basis van gedragscode wetenschappelijke integriteit, en langer voor geanonimiseerde data in kader open access via DANS/dataverse.
De bewaartermijnen kunnen, binnen de grenzen van de privacywetgeving, worden verlengd indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor verder wetenschappelijk onderzoek. Na afloop van de bewaartermijnen worden de gegevens vernietigd.
Beveiliging
Er worden passende technische en organisatorische maatregelen genomen door PBL, de Universiteit van Tilburg en Energysense om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik, verlies, vervalsing, vernietiging, ongeautoriseerde toegang of verspreiding of anderszins onrechtmatige verwerking. Daarbij wordt continu een afweging gemaakt tussen de risico’s, de kosten en de (technische) mogelijkheden. De volgende maatregelen worden in ieder geval gehanteerd:
• Uw gegevens worden versleuteld opgeslagen in de database van Energysense.
• Toegang tot de gegevens is alleen mogelijk met gebruik van een inlognaam en wachtwoord
• Alleen vanaf specifiek aangewezen computers is toegang tot de gegevens in de database mogelijk;
• Toegang tot de gegevens is alleen mogelijk voor specifieke, geautoriseerde personen met gebruik van een unieke, persoonsgebonden inlognaam en wachtwoord.
• Elke toegang tot de gegevens wordt gelogd.
• Alleen de door een gebruiker specifiek opgevraagde gegevens worden aangeleverd;
• Het uitwisselen van uw gegevens tussen de organisaties van PBL, Universiteit van Tilburg, Energysense en met de partners die zij inzetten, gebeurt altijd via een versleutelde verbinding.
Uw rechten
U heeft op grond van de privacywetgeving diverse rechten. U kunt voor de uitoefening van uw rechten en overige vragen betreffende uw privacy contact opnemen met Energysense. Uw verzoeken worden binnen een maand beoordeeld en afgehandeld. Voor behandeling wordt vastgesteld dat het verzoek is ingediend door een bevoegd persoon. Daarom kan om uw legitimatie worden gevraagd voordat het verzoek in behandeling wordt genomen.
U heeft het recht te verzoeken om een overzicht van de over u verwerkte persoonsgegevens en de verwerkingen daarvan. Als u vindt dat uw persoonsgegevens onjuist zijn of als u niet langer wilt dat uw gegevens worden verwerkt, kunt u vragen om deze gegevens aan te passen of om verwerking van uw persoonsgegevens te stoppen en deze te verwijderen. U heeft in bepaalde gevallen ook recht op een afschrift van uw persoonsgegevens in een bruikbaar formaat. Om uw verzoek te beoordelen en af te handelen, worden vanzelfsprekend uw persoonsgegevens verwerkt.
De door u verleende toestemming tot verwerking van uw persoonsgegevens is herroepbaar. Als u niet langer wilt meedoen aan het onderzoek, dan kunt u uw deelname stoppen door dit aan een van de hierboven genoemde organisaties mee te delen. Het intrekken van toestemming maakt de verwerkingen van uw gegevens die al hebben plaatsgevonden, niet ongedaan.
Naast het feit dat u bij Energysense terecht kunt met uw vragen, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. Dit is in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.
Veranderingen in het privacybeleid
PBL, de Universiteit van Tilburg en Energysense kunnen het privacybeleid wijzigen. Dit heeft te maken met de eisen op grond van wet- en regelgeving, voortschrijden van de techniek en de daaruit voortkomende nieuwe toepassingen. Gebeurt dit tijdens de uitvoering van dit project, dan wordt u hierover tijdig op de hoogte gesteld. Gebeurt dit na afloop van het project, dan wordt u alleen geïnformeerd als de wijziging een fundamentele verandering inhoudt van uw rechten als belanghebbende van uw data.